Formación en Gestión de Tiempo

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Aprenda a Gestionar Mejor Su Tiempo

La gestión del tiempo es el acto o proceso de planificación para ejercer un control consciente sobre la cantidad de tiempo dedicado a actividades específicas, sobre todo para aumentar la eficacia, la eficiencia o la productividad. Es una meta-actividad que tiene porobjetivo maximizar el beneficio general de un conjunto de otras actividades dentro de la condición de frontera de una cantidad limitada de tiempo.

Los temas principales que surgen de la literatura sobre la gestión del tiempo son los siguientes:

La creación de un entorno propicio para la eficacia.

Establecimiento de prioridades.

Llevar a cabo la actividad en torno a esas prioridades.

El proceso de reducción del tiempo dedicado a las no prioridades.

Incentivos para modificar la conducta para asegurar el cumplimiento de los plazos relacionados con el tiempo.

La percepción del tiempo es subjetiva...

El no poder manejar su tiempo con eficacia puede tener consecuencias muy indeseables, tales como:

  • Incumplimiento de plazos.
  • Flujo de trabajo ineficiente.
  • La mala calidad del trabajo.
  • Una mala reputación profesional y una carrera estancada.
  • Mayores niveles de estrés.

Los beneficios son enormes e incluyen lo siguiente:

  • Mayor productividad y eficiencia.
  • Una mejor reputación profesional.
  • Menos estrés.
  • El aumento de las oportunidades de progreso.
  • Mayores oportunidades para lograr importantes objetivos de vida y de carrera.

Las estrategias del manejo del tiempo incluyen principios, tales como:

T

Organización

Jerarquía de papeleo y de las tareas

s

Protección de Tiempo

Utilice el aislamiento y la delegación

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Objetivo de la Motivación

Logro a través de gestión de metas

Hábito de Dominio

Abordar las raíces de agobio y la demora

Más Información Sobre el Manejo del Tiempo

Formación de Manejo del Tiempo en Santiago Chile

La gestión del tiempo puede ser ayudado por una serie de habilidades, herramientas y técnicas utilizadas para administrar el tiempo, por medio de la realización de tareas específicas, proyectos y metas que cumplan con una fecha de vencimiento. Inicialmente, la gestión del tiempo hace referencia sólo las actividades de negocios o de trabajo, pero al final el plazo es ampliado a incluir actividades personales. Un sistema de gestión del tiempo es una combinación determinada de procesos, herramientas, técnicas y métodos. La gestión del tiempo es por lo general una necesidad en cualquier desarrollo de proyectos, ya que determina el tiempo de finalización del proyecto y su alcance.

La gestión del tiempo ha sido considerada como un subconjunto de los diferentes conceptos, como:

Gestión de proyectos

La Gestión del Tiempo puede ser considerada como un subconjunto de gestión de proyectos y se conoce más comúnmente como la planificación de proyectos y programación de proyectos. Gestión del tiempo también se ha identificado como una de las funciones básicas identificadas en la gestión de proyectos.

Gestión Atención

El Manejo de Atención se refiere a la gestión de los recursos cognitivos, y en particular el tiempo que los humanos asignan en su mente (y organizan las mentes de sus empleados) para llevar a cabo algunas actividades.

¿Qué es la “gestión del tiempo?”

“Gestión del tiempo” se refiere a la forma en que la persona va a organizar y planificar el tiempo que pasa en actividades específicas.

Pasar un poco de tiempo aprendiendo sobre las técnicas de gestión del tiempo tendrá enormes beneficios ahora y a lo largo de su carrera.

Creación de un entorno eficaz para Personas que manejan el Tiempo

Algunas literaturas de gestión del tiempo relevantes destacan las tareas relacionadas con la creación de un entorno propicio para la eficacia “real”. Estas estrategias incluyen principios tales como:

Organización – jerarquía de papeleo y de las tareas
Protección de tiempo – la protección de su tiempo por el aislamiento y la delegación
Objetivo de la motivación – logro a través de gestión de meta y objetivo a través de enfoque
Hábito dominio – recuperarse de los malos tiempos de hábitos que resultan de los problemas psicológicos subyacentes, como la dilación y abrumar

Trastornos psiquiátricos y psicológicos relativos a la gestión del tiempo

Incapacidad excesiva y crónica de gestionar eficazmente su tiempo puede ser consecuencia de la hiperactividad con déficit de atención (TDAH) o trastorno de déficit de atención (ADD). Los criterios de los diagnósticos incluyen un sentido de bajo rendimiento, dificultad para conseguir organización, problemas para empezar, muchos proyectos en marcha al mismo tiempo y sin problemas con el seguimiento. Los expertos dentro de estos trastornos psicológicos se han centrado en la función de la corteza pre-frontal, que es la parte más recientemente evolucionada del cerebro. Controla las funciones de capacidad de concentración, control de impulsos, organización, aprendizaje de la experiencia y el auto-monitoreo, entre otros.

Establecimiento de prioridades y metas

Las estrategias de gestión de tiempo se asocian a menudo con la recomendación de establecer metas personales.

Trabajo en Orden de Prelación – fijar metas y prioridades
Objetivos de Uso Gravitatorias – que atraen las acciones de forma automática

Estos objetivos se registran y pueden desglosarse en un proyecto, un plan de acción, o una lista de tareas simples. Para las tareas individuales o para las metas, una calificación de importancia puede ser establecida, los plazos se pueden establecer asignando prioridades. Este proceso da lugar a un plan con una lista de tareas o de un horario o calendario de actividades. Los autores pueden recomendar unos períodos de planificación diaria, semanal, mensual o de otra índole relacionados con diferentes alcances de la planificación o revisión. Esto se realiza de varias maneras, como sigue.

Análisis ABC

Una técnica que se ha utilizado en la gestión empresarial desde hace mucho tiempo es la categorización de datos de gran tamaño en grupos. Estos grupos suelen estar marcados A, B, y C. Las actividades se clasifican por estos criterios generales:

A – Las tareas que se perciben como urgentes e importantes,
B – Las tareas que son importantes pero no urgentes,
C – Las tareas que no son ni urgentes ni importantes. (Esta lista podría incluir también las tareas que son urgentes pero no importantes.)

Cada grupo es entonces ordenado por prioridad. Para perfeccionar la priorización, algunas personas optan por entonces forzar el orden  todos “B” artículos como sea “A” o “C”. Análisis ABC puede incorporar más de tres grupos. Análisis ABC se combina frecuentemente con análisis de Pareto.

Análisis de Pareto Aplicado a Tiempo de Capacitación en Gestión en Chile

Esta es la idea; el 80% de las tareas se puede completar en 20% del tiempo desechable. El 20% restante de las tareas asumirá el 80% del tiempo. Este principio se utiliza para ordenar las tareas en dos partes. De acuerdo con esta forma de análisis de Pareto se recomienda que las tareas que entran en la primera categoría se les asigne una mayor prioridad. El 80-20-regla también se puede aplicar para aumentar la productividad: se asume que el 80% de la productividad se puede lograr haciendo 20% de las tareas. Del mismo modo, 80% de los resultados se puede atribuir a 20% de la actividad. Si la productividad es el objetivo de la gestión del tiempo, estas tareas deben ser priorizadas. Depende del método adoptado para completar la tarea. Siempre hay una manera más simple y más fácil para completar la tarea. Si se utiliza una forma compleja, éste producirá agotamiento. Así, uno siempre debe tratar de averiguar las formas alternas para completar cada tarea.

La Planificación Método Eisenhower y hora efectiva

Una “caja de Eisenhower” es básico para ayudar a evaluar la urgencia e importancia de los productos que pueden ser colocados en los puntos más precisos dentro de cada cuadrante. El “Método Eisenhower” se deriva de una cita atribuida a Dwight D. Eisenhower: “Tengo dos tipos de problemas, lo urgente y lo importante; lo urgente no es importante, y lo importante nunca es más urgente.”. Usando el Principio de Decisión de Eisenhower, las tareas se evalúan utilizando los criterios importantes, los sin importancia y urgentes y los no urgente, y luego se coloca en los cuadrantes de acuerdo a una matriz Eisenhower (también conocido como “Eisenhower Box” o “Decisión Eisenhower Matrix “). Las tareas se manejan entonces así: los que están en:

  1. Cuadrantes importantes: los urgentes se realizan de inmediato y personalmente (por ejemplo; las crisis, los plazos, los problemas)
  2. Cuadrantes no urgentes importantes: reciben una fecha de finalización y se hacen personalmente (por ejemplo; relaciones, planificación, recreación)
  3. Cuadrantes sin importancia: las urgencias se delegan (por ejemplo; interrupciones, reuniones, actividades)
  4. Cuadrantes no urgentes sin importancia: se eliminan (por ejemplo; pérdida de tiempo, actividades agradables, curiosidades)

Este método se dice que ha sido utilizado por el presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower

Método de Reacción Domino Para Técnicas de Gestión del Tiempo

Esta es la idea de que hay acciones que usted invierte en ellos una vez y que producen con el tiempo en diferentes canales. Escribir un libro es una acción de este tipo, ya que requiere un esfuerzo de una sola vez, y una vez que lo termina, sigue serviendo.

Método POSEC de Gestión del Tiempo

POSEC es un acrónimo de Priorizar mediante la organización, racionalización, economía y Contribución. El método dicta una plantilla que hace hincapié en el sentido inmediato de un individuo promedio de la seguridad emocional y monetaria. Se sugiere que al asistir una de las responsabilidades personales primero, un individuo está en mejor posición para asumir responsabilidades colectivas.

Inherente a la sigla es una jerarquía de la auto-realización, que refleja la jerarquía de necesidades de Abraham Maslow:

Priorizar – Su tiempo y definir su vida por objetivos.
Organizar – Cosas que tienen que cumplir con regularidad para tener éxito (de la familia y las finanzas).
Racionalizar – Cosas que usted no tiene gusto de hacer, pero debe hacer (el trabajo y las tareas).
Economizar – Las cosas que usted debe hacer o incluso puede tener gusto de hacer, pero no son apremiantes (pasatiempos y socialización).
Contribuir – Al prestar atención a las pocas cosas que quedan que hacen la diferencia (obligaciones sociales).

Implementación de Metas para Personas que manejan el Tiempo

Una lista de tareas (también lista de tareas o cosas) es una lista de tareas a realizar, tales como tareas o pasos hacia la realización de un proyecto. Es una herramienta de inventario que sirve como una alternativa o complemento a la memoria.

Las listas de tareas se utilizan en la autogestión, listas de compras, gestión empresarial, gestión de proyectos y desarrollo de software. Puede tratarse de más de una lista.

Cuando uno de los elementos de una lista de tareas se lleva a cabo, la tarea está marcada o tachada. El método tradicional consiste en escribir éstos en un pedazo de papel con un bolígrafo o un lápiz, por lo general en un bloc de notas o portapapeles. Las listas de tareas también pueden tener la forma de papel o de software, listas de verificación.

El escritor Julie Morgenstern sugiere “hacer y no hacer” de la gestión del tiempo, que incluyen:

  • Trazar todo lo que es importante, hacer una lista de tareas
  • Crear “un oasis de tiempo” para quedar fuera del control del tiempo
  • Di No
  • Establecer prioridades
  • No deje caer todo
  • No creer que una tarea fundamental será hecho en el tiempo de otra tarea menor.

Varios autores han subrayado las dificultades potenciales con listas de tareas como las siguientes:

la gestión de la lista puede hacerse cargo de su aplicación. Esto podría ser causado por la dilación, por la prolongación de la actividad de planificación. Esto es similar a la parálisis del análisis. Al igual que con cualquier actividad, hay un punto de rendimientos decrecientes.

Cierto nivel de detalle debe darse por sentado para un sistema de tareas para trabajar. En lugar de poner “limpiar la cocina”, “limpiar la habitación”, y “limpiar el cuarto de baño”, es más eficiente poner “limpieza” y ahorrar tiempo de escritura y reducir la carga administrativa del sistema (cada tarea que entra en el sistema genera un costo en tiempo y esfuerzo para manejarlo, además de la ejecución de la tarea). El riesgo de la consolidación de las tareas, sin embargo, es que la “limpieza” en este ejemplo puede resultar abrumador o vagamente definido, que o bien aumenta el riesgo de la dilación, o se torna un proyecto mal administrado.

El listado de las tareas de rutina son una pérdida de tiempo. Si usted está en el hábito de cepillarse los dientes todos los días, entonces no hay razón para dejar de leerlo en la lista de tareas. Lo mismo vale para levantarse de la cama, preparar las comidas, etc. Si usted necesita para seguir las tareas de rutina, una lista o una carta estándar, estas pueden ser útiles, y así evitar el procedimiento de lista manualmente de estos artículos una y otra vez.

Para seguir siendo flexible, un sistema de tareas debe permitir incluso precaver un desastre. Una empresa debe estar preparada para un desastre, incluso si es un pequeño desastre. Si nadie hizo tiempo para precaver esta situación, puede generar metástasis, causando daños a la empresa.

Para evitar quedar atrapado en un patrón de despilfarro, el sistema de trabajo también debe incluir sesiones de planificación y sistema de evaluación (mensual, semestral y anual) regulares, para eliminar las ineficiencias y garantizar que el usuario es dirigido en la dirección que él o ella realmente desea.

Si la persona deja de invertir en el logro de metas a largo plazo, ésta puede quedar atrapada en un patrón de espera perpetua sobre los planes a corto plazo, como estar en un trabajo en particular mucho más tiempo de lo previsto inicialmente.

¿Qué pasa con el tiempo libre si usted no los maneja?

Parece que nunca hay suficiente tiempo en el día. Pero si todos tenemos las mismas 24 horas, ¿por qué es que algunas personas logran mucho más con su tiempo que otros? La respuesta está en una buena gestión del tiempo. Los triunfadores más altos administran su tiempo excepcionalmente bien. Mediante el uso de las técnicas de gestión del tiempo en esta sección, usted puede mejorar su capacidad de funcionar de manera más efectiva – incluso cuando el tiempo es escaso y las presiones son altas.

Una buena gestión del tiempo requiere un cambio importante en el enfoque de las actividades y en los resultados: estar ocupado no es lo mismo que ser eficaz. (Irónicamente, lo contrario es a menudo más cerca de la verdad.) El gasto de su día en un frenesí de actividades a menudo consiguen menos, porque usted está dividiendo su atención entre tantas tareas diferentes. La buena gestión del tiempo le permite trabajar más inteligentemente- no más difícil – por lo que podrá hacer más cosas en menos tiempo.

Guía de Gestión del Tiempo Personal

¿Ha estado tratando de mejorar sus habilidades de gestión del tiempo o eficacia personal general? ¿Sientes que todavía faltan algunos detalles clave? Si es así, tenemos algo para usted.

Esta guía personal de gestión del tiempo se dedica a la construcción de una base más sólida para su éxito. Una habilidad a la vez.

Cada artículo o sección a continuación es un elemento importante que puede poner en su base en este momento. Tome una de las páginas y lea lo que le permita obtener los conocimientos clave y consejos prácticos para una de las principales áreas de mayor eficacia personal. Tome otra página y haga lo mismo. Cada artículo se moverá un paso adelante en algo que podría ser socavando su actuación de hoy.

Ese algo podría ser sus habilidades y capacidades a:

  • Establecer prioridades y administrar su tiempo para cumplir con los plazos,
  • Establecer y alcanzar metas,
  • Organizar eficazmente sus acciones diarias,
  • Tomar decisiones más inteligentes más rápido,
  • Descubrir mejores opciones,
  • Trabajar en equipo o construir uno,
  • Prevenir el agotamiento,

O algunos de los muchos otros aspectos de la gestión del tiempo personal, con sus problemas y soluciones relacionados.

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